Manter a organização no dia a dia é essencial para aumentar a produtividade, evitar esquecimentos e lidar melhor com os prazos. Seja para cuidar da rotina pessoal, administrar demandas no trabalho ou organizar atividades de uma equipe inteira, aprender a criar lista de tarefas no Excel pode fazer toda a diferença.
Existem diversos organizadores online, como o Trello, ou o Planner (Microsoft Teams), mas o Excel ainda é uma ferramenta poderosa, acessível e muito flexível, que permite criar uma lista totalmente personalizada para acompanhar suas tarefas de forma simples e eficiente.
Como criar uma lista de tarefas no Excel voltada para organização
A seguir, veja um passo a passo completo para criar uma lista de tarefas no Excel que funcione para diferentes contextos – desde uso pessoal até gestão de equipes em empresas.
Como criar uma lista de tarefas no Excel
Etapa 1: Abra uma nova planilha
Abra o Excel e crie uma nova planilha em branco. Se quiser, renomeie a aba para algo intuitivo como “Tarefas”, “Agenda Semanal” ou “Controle de Atividades”. Essa primeira etapa já ajuda a manter a clareza na organização dos seus arquivos.
Etapa 2: Crie colunas para organizar as informações
O ideal é que sua lista tenha colunas bem definidas para que você consiga visualizar rapidamente o que precisa ser feito. Algumas sugestões:
- Tarefa ou atividade: descreva o que precisa ser feito, de forma clara e objetiva;
- Responsável: útil quando há mais de uma pessoa envolvida – pode ser usado em casa, entre colegas ou em uma equipe de trabalho;
- Data de início: quando a tarefa começa ou foi registrada;
- Prazo ou Data de entrega: até quando a tarefa deve ser concluída;
- Status: acompanhe o andamento (ex: “A fazer”, “Em andamento”, “Concluído”);
- Prioridade: classifique por importância (ex: “Alta”, “Média”, “Baixa”) para saber no que focar primeiro.
Essas colunas podem ser adaptadas de acordo com a sua rotina. Por exemplo, em um contexto pessoal, você pode incluir colunas como “Categoria” (Casa, Trabalho, Estudo) ou “Tempo estimado”. Já para empresas, colunas como “Cliente” ou “Projeto” podem ser úteis.
Etapa 3: Preencha sua lista de tarefas
Comece adicionando as atividades que você já tem em mente. Sempre que surgir uma nova demanda, registre na planilha. Isso evita esquecimentos e mantém tudo sob controle em um único lugar.
Dica: você pode inserir comentários em cada um dos itens, clique com o botão direito do mouse, em cima da célula e depois em “Inserir comentário”, como na imagem:
Dessa forma, você pode inserir informações importantes sobre o item, facilitando alguns “lembretes” importantes. É claro, isso é uma opção que pode não agradar a todos.
Algumas dicas para você se organizar nesta etapa:
- Use descrições objetivas e fáceis de entender;
- Separe tarefas grandes em subtarefas, se necessário;
- Atualize os dados conforme a tarefa avança.
Etapa 4: Use cores e formatações para facilitar a visualização
O Excel oferece recursos que deixam sua planilha mais visual e dinâmica. Para colorir as células, clique com o botão direito do mouse sobre a célula à qual deseja atribuir uma cor, selecione “Formatar Células”, em seguida vá em “Preenchimento” e escolha a cor desejada. Nos botões “Efeitos de Preenchimento” ou “Mais Cores…” é possível escolher mais opções de cores:
Você pode deixar sua planilha ainda mais funcional com algumas funções que não exigem conhecimento avançado:
- Formatação condicional: destaque automaticamente tarefas atrasadas (ex: em vermelho), tarefas próximas do prazo (em amarelo) ou concluídas (em verde);
- Listas suspensas: insira menus para selecionar o status ou prioridade com um clique. Isso evita erros de digitação e padroniza os dados;
- Filtros: organize suas tarefas por prioridade, por responsável ou por data com facilidade.
Etapa 5: Atualize com frequência para manter o controle
A utilidade de uma lista de tarefas depende da sua manutenção. Reserve alguns minutos diariamente ou semanalmente para revisar o que já foi feito, atualizar prazos e adicionar novas tarefas.
Para empresas, é interessante definir um responsável por manter a planilha atualizada ou integrá-la com outros sistemas (como Google Drive ou Microsoft Teams).
Esse modelo serve como ponto de partida, e pode ser ajustado com recursos mais avançados, como gráficos, automações com VBA ou até integração com outras ferramentas.
Você poderá aprimorar os recursos, por exemplo, criando listas de opções em cada célula, que ficarão salvas e você poderá selecioná-las de forma mais rápida, por exemplo, classificando tarefas por prioridade “Alta”, “Média” ou Baixa” ou mesmo pela condição de momento, como “Iniciada”, “Em Andamento”, “Atrasada” ou “Concluída”, por exemplo.
Agora que você já sabe como iniciar, poderá se aprofundar em novas publicações sobre o Excel aqui no Olhar Digital.
